회사 직장에서 일 잘하는 법, 일잘러 (파일 관리, 메일 보내기)

회사에서 일 잘하는 방법

 

안녕하세요. 오늘은 회사 직장에서 일 잘하는 방법에 대해 말씀드리려고 합니다. 오늘 그 첫 번째로 아주 기본 중에 기본인 파일관리와 메일 보내는 방법 대해 말씀드리고자 합니다. 회사 직장에서 일을 잘하는 사람의 가장 큰 특징은 정리를 잘한다는 것이고, 그중 파일관리가 가장 기본입니다. 또한, 협업부서와의 소통에 있어서 메일 보낼 때 에티켓도 매우 중요하니 같이 알아보겠습니다.

 

1. 파일 관리 _파일 이름 만들기

회사 직장에서 파일 이름을 제대로 만드는 일은 매우 중요합니다. 그래야 언제든지 쉽게 찾을 수 있고, 또 외부 공유된 파일이 어떤 것인지 어떤 버전에서 의사결정 됐는지 등을 쉽게 알 수 있습니다. 과거 자료가 무슨 소용이 있냐 하시겠지만, 회사를 다니다 보면 과거 자료나 RAW 파일들을 정말 많이 찾습니다.

예시 = 조직문화 TFT_회의록_2024.05.27_ver1

 

* 예시 설명

(1)  파일명은 문서 제목으로 한다. 파일명 = 문서 제목

문서 내용을 유추할 수 있도록 협업 시에는 처음 지은 파일명을 임의로 수정하지 않습니다. 띄어쓰기가 필요한 경우는 언더바(_)를 사용합니다.

 

(2)  최종 수정일자를 꼭 기재합니다. 최종수정일자 = 작성일

파일명에 작성일을 쓰면 날짜별로 정렬이 가능하고, 협업 간 추적관리가 가능합니다. 오래되고 사용하지 않는 자료는 주기적으로 삭제하거나, 또는 다른 하드디스크에 별도 보관합니다.

 

(3)  파일 버전 꼭 기재합니다.

최종 결재권자의 결재를 받기 전까지는 '최종', '완료'를 적지 않습니다. 버전(ver1, ver2...)으로 관리하면 편합니다. ver2로 작업하다가 잘못되면, ver1으로 다시 재작업 가능하기 때문에 업무를 하는 중간중간 버전이름을 달고 저장할 필요가 있습니다. 수정되면 안 되는 중요한 파일인 경우에는 PDF로 저장 공유합니다.

 

 

 

2.  메일 보내기 (메일 에티켓)

회사에서는 메일을 쓰는 일이 정말 많습니다. 유관부서와의 협업, 외부업체와의 계약조율 등의 정말 많은 일을 합니다. 그래서 더더욱 메일 보내는 방법이 중요합니다.

 

(1) 제목에 말머리에는 대괄호 '[ ]' 사용해서 어디서 온 메일이고 보낸 이유가 무엇인지를 직관적으로 알도록 표현합니다.

*외부 메일: '소속명'을 기재

예시 1) [현대] 계산서 발행요청

 

*내부 메일: '요청/공유/중요' 등 적합한 단어 기재

예시 1)  [요청] 상반기 데이터 취합요청
예시 2)  [공유] 24년 매출 현황 공유

 

(2) 제목

상세내용을 소속&주제를 합쳐 20자 내외로 작성합니다. 30자 이상은 일기도 어렵고 기억하기도 힘듭니다.

 

(3) 본문 구성

*인사말 : 간단하고 정중한 인사말로 시작합니다.

*목적개요: 메일을 보내는 목적을 명확하게 설명합니다.

*끝맺음: 정중하게 마무리 인사합니다.

(인사말)
안녕하십니까 000 상사 000팀 000입니다. 먼저, 저희 회사와의 협업활동에 함께 참여해 주셔서 감사드립니다.
(목적개요)
사전 미팅 시, 논의되었던 어젠다 중 추가 설명이 필요한 항목이 있어 공유드리고자 합니다.
(끝맺음)
해당 항목에 대한 상세설명은 첨부파일을 부탁드립니다. 확인 후 메일 회신 또는 0000팀 000 (02-000-0000)으로 연락 바랍니다. 다시 한번 저희 회사와의 협업에 참여해 주셔서 감사합니다.

 

(4) 파일 첨부

수신자가 놓치지 않도록 본문에 관련문구 or 첨부파일 이미지를 같이 삽입합니다.

* '첨부파일 확인 바랍니다'는 확인요청 문구 작성합니다.

* 첨부파일의 요약 장표 이미지를 바탕글에 삽입합니다.

* 5개 이상의 파일은 압축해서 발송합니다.

 

마무리

오늘은 회사 직장에서 일 잘하는 방법 중 파일 관리와 메일 보내는 방법에 대해 말씀드렸습니다. 사실 쉬운 내용일 수 있지만, 위의 기본을 지키는 것만으로도 회사 직장에서 일잘러로 통할 것입니다. 특히, 신입사원이라면 말이죠. 메일 보내는 에티켓의 경우 제대로 작성하지 못한다면 어설프고 예의 없는 텍스트로 인해 수신자가 좋지 않은 기분을 받게 되고, 괜한 오해의 소지가 만들어집니다. 또한 충분히 이해되지 못하여 커뮤니케이션에 문제가 발생합니다. 쉬운 내용이나 매우 중요하다고 할 수 있습니다. 다음 글에는 또 다른 일잘러 방법에 대해 소개드리겠습니다. 감사합니다.